W skrócie
- Każde zamówienie powinno dać się odnaleźć w trzech miejscach: w platformie lub sklepie, w wyciągu płatności i w dokumencie sprzedaży.
- Obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej zależy od tego, komu sprzedajesz i jak odbierasz płatność, a wyjątki są szczegółowe, więc sprawdź je w aktualnych przepisach.
- Prowizje platform i koszty wysyłki to koszty, które potwierdzasz fakturami; pamiętaj jednak, że ich znaczenie zależy od wybranej formy opodatkowania.
- Zwrot towaru wymaga korekty dokumentu sprzedaży, a nie tylko przelewu pieniędzy klientowi.
- Najlepsza współpraca z księgowym to stały miesięczny pakiet: zestawienie zamówień, wypłaty, faktury kosztowe i lista zwrotów.
Trzy strumienie pieniędzy, które musisz rozdzielić
Sprzedawca online widzi pieniądze inaczej niż urząd skarbowy. Ty widzisz kwotę, która wpływa na konto po wypłacie z platformy lub operatora płatności. Księgowość widzi przychód ze sprzedaży, osobno koszty prowizji, osobno koszty wysyłki, osobno zwroty. Pomiędzy tymi światami leży różnica, którą trzeba umieć wyjaśnić.
Dlatego zacznij od prostego podziału. Pierwszy strumień to sprzedaż: wartość zamówień, które zrealizowałeś. Drugi to koszty związane ze sprzedażą: prowizje, opłaty za płatności, przesyłki, opakowania, reklama. Trzeci to korekty: zwroty, rabaty udzielone po sprzedaży, reklamacje zakończone obniżeniem ceny. Każdy z nich ma własne dokumenty i własne miejsce w ewidencji.
Zasada praktyczna: nigdy nie traktuj wypłaty z platformy jako przychodu. To kwota po potrąceniach, która mówi Ci, ile pieniędzy dotarło, a nie ile sprzedałeś. Przychód wynika z zamówień.
Dokumentowanie sprzedaży: ewidencja, faktury i dowody
Podstawą jest ewidencja, w której każda sprzedaż ma datę, wartość i identyfikator zamówienia. Wiele sklepów internetowych i paneli sprzedawcy generuje takie zestawienia automatycznie. Jeśli sprzedajesz przez kilka kanałów, a o układaniu ich w całość piszemy w osobnym poradniku o sprzedaży wielokanałowej, połącz zestawienia w jednym pliku, z kolumną określającą źródło zamówienia.
Dokumentem sprzedaży dla klienta indywidualnego bywa paragon z kasy fiskalnej, a dla firmy faktura. Klient, który kupuje na firmę, zwykle poda NIP przy zamówieniu, więc zadbaj, żeby dane do faktury trafiały do Twojego systemu bez ręcznego przepisywania. Błąd w numerze NIP to jedna z częstszych przyczyn korekt. O fakturach elektronicznych i KSeF, a także o zasadach VAT w e-commerce, piszemy w osobnych poradnikach, więc tutaj tylko przypomnienie: wybrany sposób wystawiania faktur musi być spójny z tym, co ustalisz z księgowym.
Zadbaj też o archiwum. Zamówienia, potwierdzenia płatności, korespondencja ze zwrotami i dokumenty przewozowe powinny być dostępne przez cały okres, w którym urząd może zapytać o rozliczenia. Dokładne okresy przechowywania sprawdź na podatki.gov.pl lub zapytaj księgowego, bo zależą od rodzaju dokumentu.
- Numer zamówienia we wszystkich dokumentach: w sklepie, na fakturze i w zestawieniu płatności.
- Jedno zestawienie sprzedaży z wszystkich kanałów, zamykane co miesiąc.
- Automatyczne przekazywanie danych do faktury, szczególnie NIP-u i adresu firmy.
- Kopie dokumentów w formie elektronicznej, z nazwami pozwalającymi je szybko odnaleźć.
Kasa fiskalna: kiedy trzeba o niej pomyśleć
Ogólna zasada jest taka, że sprzedaż na rzecz osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej, w wielu przypadkach trzeba rejestrować na kasie fiskalnej. Dotyczy to też sprzedaży internetowej, ale przepisy przewidują wyjątki i zwolnienia. Ich zakres zależy od rodzaju towaru, sposobu zapłaty i dostawy oraz od tego, czy dane zwolnienie obowiązuje w danym momencie.
Dla sprzedaży na odległość istotne bywa to, czy klient płaci przez rachunek bankowy lub inny dopuszczony kanał, a towar wysyłasz paczką. Płatność za pobraniem, odbiór osobisty albo sprzedaż mieszana, taka jak sklep stacjonarny i internetowy, to osobne sytuacje, które mogą wyglądać inaczej. Nie opieraj się na pamięci ani na tym, co robi znajomy z innej branży. Warunki zwolnień są szczegółowe i zmieniają się, więc sprawdź aktualne rozporządzenie na podatki.gov.pl albo na biznes.gov.pl i potwierdź interpretację u księgowego.
Jeśli kasa będzie potrzebna, ustal wcześniej, jak będzie powiązana ze sklepem: czy paragon wystawiasz ręcznie, czy system robi to automatycznie, i jak oznaczasz zamówienie, gdy klient później poprosi o fakturę. Bez takiego procesu łatwo o podwójne udokumentowanie tej samej sprzedaży albo o brak dokumentu.
- Zapisz, komu sprzedajesz: konsumentom, firmom, jednym i drugim.
- Zapisz, jak przyjmujesz płatność: przelew, BLIK, karta, pobranie, gotówka przy odbiorze.
- Z tą listą idź do księgowego i poproś o pisemne potwierdzenie, czy i w jakim zakresie potrzebujesz kasy.
- Sprawdź aktualne zwolnienia na podatki.gov.pl, zanim kupisz lub wypowiesz umowę na kasę.
Prowizje i opłaty platformy jako koszt
Prowizja marketplace to koszt Twojej działalności, ale tylko wtedy, gdy ją udokumentujesz. Zwykle będzie to faktura od platformy lub zbiorcze zestawienie opłat za dany okres. Pilnuj, by dokument zawierał wszystkie opłaty, a nie tylko prowizję: mogą pojawić się też opłaty za promowanie ofert albo za usługi dodatkowe. Jeśli dokument wystawia podmiot zagraniczny, rozliczenie VAT od usługi może wyglądać inaczej, więc zapytaj księgowego, zanim wrzucisz fakturę do zwykłego stosu.
Spójrzmy na przykład liczbowy, w pełni umowny i bez VAT. Zamówienie ma wartość 200 zł, a prowizja wynosi dla przykładu 10%, czyli 20 zł. Do wypłaty trafia 180 zł. Jeśli w księgowości ujmiesz tylko 180 zł jako sprzedaż, zaniżysz przychód o 20 zł i jednocześnie pominiesz koszt. Poprawnie przychód to 200 zł, a prowizja 20 zł jest kosztem udokumentowanym fakturą.
Tu wraca temat marży. Niższa prowizja daje większy zysk na każdej sprzedaży albo pozwala obniżyć cenę, a jak to policzyć, pokazujemy w osobnym poradniku o kalkulacji marży. Z punktu widzenia księgowości ważne jest tylko jedno: nieważne, ile wynosi prowizja, musi być widoczna w dokumentach, a nie ukryta w saldzie wypłat. Platformy takie jak allee.pl, gdzie w panelu sprzedawcy widzisz zamówienia, oferty, wysyłki i wypłaty, ułatwiają to zadanie, bo wszystko leży w jednym miejscu.
Pamiętaj, że to, czy koszt faktycznie obniży podatek, zależy od formy opodatkowania. Przy niektórych formach koszty nie pomniejszają podstawy opodatkowania, choć warto je znać do analizy rentowności. Wybór formy omów z księgowym, a aktualne zasady sprawdź na podatki.gov.pl.
Koszty wysyłki: kto płaci i jak to zapisać
Koszt przesyłki trafia do Twojej księgowości na dwa sposoby, zależnie od tego, kto za nią płaci. Gdy klient dopłaca za dostawę w zamówieniu, ta opłata zwykle jest elementem ceny sprzedaży i razem z towarem wchodzi do przychodu. Gdy wysyłka jest darmowa dla klienta, jej koszt ponosisz Ty i dokumentujesz go fakturą od kuriera lub operatora logistycznego. O tym, kiedy wliczać dostawę w cenę, piszemy w osobnym poradniku o darmowej dostawie.
Zdarza się, że faktura od kuriera przychodzi zbiorczo, raz w miesiącu, a w zamówieniach masz tylko szacunkowy koszt etykiety. To normalne, ale wymaga dopasowania. Zestaw numery przesyłek z faktury z numerami zamówień. Dzięki temu zobaczysz, które przesyłki były nietypowe: zwroty, dopłaty za gabaryt, ponowne doręczenia. Bez tej tabeli nie ocenisz, ile naprawdę kosztuje Cię obsługa jednego zamówienia.
Osobno policz opakowania: kartony, folię, taśmę. Są kosztem, ale rzadko mają osobne faktury do każdej przesyłki. Zbieraj paragony i faktury zakupowe w jednym miejscu i omów z księgowym, jak je ujmować.
- Rozdziel w zestawieniu: opłatę wysyłki pobraną od klienta i koszt wysyłki poniesiony przez Ciebie.
- Dopasuj numery przesyłek z faktury kuriera do numerów zamówień.
- Oznacz przesyłki zwrotne osobno, bo często mają inną cenę niż wysyłka do klienta.
- Zbieraj faktury za opakowania w jednym folderze.
Zwroty i korekty: co zrobić, gdy klient odstępuje od umowy
Konsument kupujący na odległość ma 14 dni na odstąpienie od umowy bez podawania przyczyny, a o przebiegu zwrotu z punktu widzenia klienta piszemy w osobnym poradniku. Po Twojej stronie zwrot oznacza kilka czynności. Odbierasz paczkę, sprawdzasz stan towaru, zwracasz pieniądze i korygujesz dokument sprzedaży. Pominięcie ostatniego kroku to częsty błąd, który zawyża przychód.
Jeśli wystawiłeś fakturę, zwykle potrzebna będzie faktura korygująca, a jej data i sposób ujęcia w rozliczeniu zależą od przepisów i okoliczności. Jeśli sprzedaż była ewidencjonowana na kasie, zwrot trzeba odzwierciedlić zgodnie z zasadami korekty ewidencji dla Twojego urządzenia i procedury z instrukcji. Szczegóły, w tym kwestie VAT przy korektach, ustal z księgowym, bo błąd łatwo powielić w setkach zamówień.
Dobrym nawykiem jest prowadzenie osobnej listy zwrotów: numer zamówienia, data otrzymania paczki, data zwrotu pieniędzy, powód, numer korekty. Gdy księgowy zapyta o rozbieżność między sprzedażą a wypłatą, odpowiedź masz w jednym arkuszu. Zwroty częściowe, na przykład gdy klient odsyła jedną z trzech sztuk, wymagają korekty tylko tej części.
Do tego dochodzą reklamacje. Gdy towar jest niezgodny z umową, klient może żądać naprawy, wymiany albo obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy, a każda z tych opcji inaczej wpływa na dokumenty. Zasady odpowiedzialności sprzedawcy opisujemy w osobnym poradniku o reklamacjach.
- Prowadź listę zwrotów z numerami zamówień i korekt.
- Wystawiaj korektę dokumentu zawsze wtedy, gdy zmienia się wartość sprzedaży, także przy zwrocie częściowym.
- Dokumentuj stan zwróconego towaru zdjęciem lub notatką.
- Ustal z księgowym, w jakim terminie przekazujesz mu informacje o korektach.
Uzgadnianie wypłat z zamówieniami
Najwięcej pytań księgowego dotyczy różnic: sprzedałeś za 10 000 zł, a na konto wpłynęło mniej. Odpowiedź leży zwykle w kilku miejscach naraz: prowizje, opłaty płatnicze, zwroty, kwoty jeszcze niewypłacone, płatności przypisane do kolejnego okresu. Uzgodnienie, czyli rozpisanie tej różnicy pozycja po pozycji, warto robić co miesiąc, a nie raz w roku.
Przykład, znów umowny. Zamówienia w miesiącu: 5 000 zł. Prowizje i opłaty: 500 zł. Zwroty: 300 zł. Wypłaty zrealizowane w miesiącu: 4 200 zł. Matematyka się zgadza, bo 5 000 minus 500 minus 300 daje 4 200, ale tylko wtedy, gdy wszystkie wypłaty dotyczą tych samych zamówień. W praktyce wypłata za zamówienia z ostatnich dni miesiąca przyjdzie w kolejnym, więc różnica wynika też z przesunięcia w czasie. Dlatego warto prowadzić kolumnę z datą wypłaty obok daty sprzedaży.
Jeśli podłączasz sklep do marketplace przez integrację, na przykład przez allee Connect, zamówienia z platformy widzisz w panelu sprzedawcy, a ceny i stany są synchronizowane ze sklepem. Daje to jedno źródło danych o zamówieniach, ale nie zastępuje uzgodnienia płatności z wyciągiem bankowym. Zestawienie z panelu wciąż trzeba skonfrontować z tym, co faktycznie wpłynęło.
Współpraca z księgowym: co przekazywać i o co pytać
Księgowy nie zna Twojego sklepu, dopóki mu go nie pokażesz. Na początku współpracy opisz krótko, jak działa Twoja sprzedaż: jakie kanały, jakie formy płatności, kto płaci za wysyłkę, jak wygląda polityka zwrotów, czy sprzedajesz też do firm i za granicę. Z takiego opisu księgowy wywnioskuje, jakie dokumenty będzie potrzebował i jakie ryzyka widzi.
Ustal stały miesięczny pakiet i termin jego przekazania. Dobrze, gdy zawiera zestawienie sprzedaży, zestawienie wypłat, faktury kosztowe z podziałem na prowizje, przesyłki i inne, listę zwrotów z korektami oraz informacje o zmianach: nowy kanał, nowy rodzaj towaru, sprzedaż do innego kraju. Im bardziej powtarzalny pakiet, tym mniej pytań i szybsze zamknięcie miesiąca.
Zadawaj też własne pytania, najlepiej na początku roku i przy zmianach w biznesie. Warto zapytać o formę opodatkowania w kontekście Twojej marży, o obowiązek kasy, o rozliczanie sprzedaży zagranicznej, o przekazywanie danych sprzedawców przez platformy urzędom, czyli DAC7, któremu poświęcamy osobny poradnik, a także o to, kiedy zmiana skali sprzedaży zmieni Twoje obowiązki. Księgowy nie powinien dowiadywać się o zmianach z faktur po fakcie.
- Opis działalności na piśmie: kanały, płatności, wysyłki, zwroty.
- Stały termin przekazywania dokumentów, np. do kilku dni po zamknięciu miesiąca.
- Wspólny folder lub system na dokumenty, z jasnym nazewnictwem.
- Lista pytań do omówienia raz na kwartał lub przy zmianie modelu sprzedaży.
Typowe błędy i miesięczna lista kontrolna
Najczęstszy błąd to księgowanie według wypłat zamiast według zamówień. Drugi to brak korekt przy zwrotach, szczególnie gdy pieniądze oddajesz klientowi przez panel platformy i zapominasz o dokumencie. Trzeci to brak powiązania przesyłek z zamówieniami, przez co nie wiesz, które produkty generują najwyższe koszty dostawy. Czwarty to założenie, że skoro sprzedaje platforma, to ona dba o Twoje obowiązki podatkowe.
Prosta lista kontrolna na koniec miesiąca pozwala wychwycić większość problemów, zanim trafią do księgowego. Zajmuje godzinę, a oszczędza wielu nerwów przy rozliczeniu rocznym.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady księgowego lub prawnika. Przepisy podatkowe i dotyczące kas fiskalnych się zmieniają, dlatego aktualne zasady sprawdzaj na podatki.gov.pl, biznes.gov.pl i gov.pl oraz konsultuj je z osobą, która zna Twoją sytuację.
- Czy wszystkie zamówienia z miesiąca są w zestawieniu sprzedaży?
- Czy każda wypłata ma przypisane zamówienia, prowizje i zwroty?
- Czy wszystkie zwroty mają korektę dokumentu?
- Czy faktury za prowizje, przesyłki i opakowania zostały zebrane?
- Czy księgowy dostał informację o nowych kanałach, produktach lub zmianach w sposobie płatności?
Najczęstsze pytania
Czy sprzedawca internetowy musi mieć kasę fiskalną?
Zależy to od tego, komu sprzedajesz, jak klient płaci i jak dostarczasz towar. Sprzedaż osobom nieprowadzącym działalności często wymaga ewidencji na kasie, ale istnieją zwolnienia, także dla części sprzedaży wysyłkowej. Aktualne warunki sprawdź na podatki.gov.pl i potwierdź u księgowego.
Czy prowizję marketplace można wliczyć w koszty?
Prowizja jest kosztem związanym ze sprzedażą i powinna być udokumentowana fakturą lub zestawieniem opłat od platformy. To, czy obniży podatek, zależy od formy opodatkowania. Wybór formy i sposób ujęcia kosztów omów z księgowym.
Jak rozliczyć zwrot towaru kupionego przez internet?
Po zwrocie pieniędzy klientowi trzeba skorygować dokument sprzedaży: przy fakturze zwykle wystawia się fakturę korygującą, przy ewidencji na kasie stosuje się procedurę korekty dla danego urządzenia. Zapisz też zwrot na liście, z numerem zamówienia i datą. Szczegóły, zwłaszcza dotyczące VAT, ustal z księgowym.
Czy wypłata z platformy to mój przychód?
Nie, wypłata to kwota po potrąceniu prowizji, opłat i zwrotów. Przychód wynika z wartości zrealizowanych zamówień, a prowizje i opłaty są osobnymi kosztami. Dlatego księguj według zamówień, a wypłaty wykorzystuj do uzgodnienia z wyciągiem bankowym.
Jakie dokumenty przekazywać księgowemu co miesiąc?
Zestawienie sprzedaży ze wszystkich kanałów, zestawienie wypłat, faktury za prowizje, przesyłki i opakowania oraz listę zwrotów z korektami. Dodaj informacje o zmianach w sprzedaży, na przykład nowym kanale lub sprzedaży za granicę. Stały pakiet i termin przyspieszają rozliczenia.