KSeF i e-faktury: co Krajowy System e-Faktur zmienia dla sprzedawców internetowych

Czym jest KSeF i co właściwie się zmienia

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to platforma administracji skarbowej, przez którą przechodzą faktury w formie ustrukturyzowanej. Zamiast pliku PDF wysyłanego mailem wystawiasz dokument w ściśle opisanym formacie XML. Schemat tego formatu publikuje Ministerstwo Finansów, więc nie ma tu miejsca na dowolność: pola, ich kolejność i sposób zapisu są z góry określone.

Po przesłaniu do systemu i jego akceptacji faktura dostaje unikalny numer identyfikujący. Ten sam dokument widzi później nabywca, który odbiera go również przez system, a nie z własnej skrzynki mailowej. Wizualizacja faktury, na przykład w PDF, może się przydać jako pomoc dla klienta, ale nie zastępuje dokumentu w KSeF.

Dla sprzedawcy oznacza to zmianę w trzech miejscach naraz: w sposobie wystawiania faktur, w sposobie ich odbierania od dostawców i w sposobie poprawiania błędów. Faktury korygujące także przechodzą przez system, więc zwroty i reklamacje, które kończą się korektą, trzeba obsłużyć w tym samym obiegu.

Warto od razu oddzielić dwie sprawy. KSeF nie zmienia tego, kiedy i ile VAT zapłacisz, ani tego, kto jest podatnikiem. Zmienia formę dokumentu i kanał jego obiegu. Zasady VAT opisujemy w osobnym poradniku o VAT w e-commerce.

Kogo obejmuje KSeF, a kogo nie

Rdzeniem systemu są podatnicy VAT prowadzący działalność w Polsce, którzy wystawiają faktury dla innych przedsiębiorców. Jeśli sprzedajesz hurtowo, obsługujesz klientów firmowych w sklepie albo wystawiasz faktury za usługi, to właśnie Twoje dokumenty trafią do systemu. Dotyczy to również sprzedawców, którzy zaczynają od jednoosobowej firmy i wystawiają kilka faktur miesięcznie.

Inaczej wygląda sprzedaż konsumentom. Większość zamówień w sklepie internetowym to sprzedaż klientom indywidualnym, dla których nie zawsze wystawia się fakturę, a gdy klient jej zażąda, obowiązują odrębne zasady. Zakres obowiązku dla faktur wystawianych konsumentom, wyjątki i ewentualne zwolnienia mogą się zmieniać, dlatego sprawdź je na gov.pl i podatki.gov.pl, zamiast opierać się na ogólnikach z forów.

Poza zakresem obowiązku, w tym ujęciu, pozostają paragony i inne dokumenty, które nie są fakturami. Obowiązki związane z kasą fiskalną i ewidencją to osobny temat, opisany w poradniku o księgowości sprzedawcy online.

Jest jeszcze druga strona: jako nabywca też jesteś objęty zmianą. Faktury od hurtowni, producentów, firm kurierskich czy dostawców usług będą do Ciebie docierać przez system. Jeśli ktoś w firmie dotąd księgował faktury z maila, ten proces trzeba przebudować.

• Wystawiasz faktury innym firmom: sprawdź, od kiedy i w jakim zakresie dotyczy Cię obowiązek.
• Wystawiasz faktury konsumentom na życzenie: sprawdź aktualne zasady dla tej grupy.
• Otrzymujesz faktury kosztowe: ustal, kto i jak będzie je odbierał z systemu.
• Korzystasz z biura rachunkowego: ustal podział zadań i uprawnień.

Faktury B2B w sklepie internetowym: jak to wygląda w praktyce

Weźmy typowy scenariusz. Klient firmowy składa zamówienie w Twoim sklepie, zaznacza, że chce fakturę, i wpisuje NIP. Dziś system fakturowy lub moduł sklepu generuje PDF, a klient dostaje go mailem. Po zmianie ta sama sytuacja kończy się wygenerowaniem pliku XML, jego przesłaniem do KSeF i otrzymaniem numeru. Dla klienta wygląda to podobnie, dla Ciebie zmienia się sporo za kulisami.

Przeanalizuj, kto w Twoim obiegu wystawia fakturę. Bywa, że robi to sklep automatycznie po opłaceniu zamówienia, bywa, że księgowa raz dziennie z programu, a bywa, że ktoś ręcznie przepisuje dane z panelu. Każdy z tych wariantów wymaga innego przygotowania. Automat musi umieć komunikować się z KSeF, ręczna praca potrzebuje narzędzia, które wygeneruje poprawny plik.

Pomyśl też o wolumenie. Załóżmy przykładowo, że w miesiącu wystawiasz dwieście faktur dla firm. Przy takiej skali ręczne wpisywanie danych do formularza w przeglądarce szybko stanie się wąskim gardłem, a każda literówka w NIP to potencjalna korekta. Im większy ruch, tym większy sens automatyzacji przez integrację programu do fakturowania z systemem.

Pamiętaj o sprzedaży hurtowej na zamówienie: faktura pro forma, zaliczki, faktury zbiorcze i terminy płatności. Czy i jak te dokumenty obsługuje Twój program w nowym obiegu, zapytaj dostawcę oprogramowania, zanim zrobi to za Ciebie urząd.

Dane, od których zależy poprawna e-faktura

System jest wymagający w kwestii struktury, więc jakość danych w zamówieniu zaczyna mieć bezpośrednie przełożenie na jakość faktury. Błędny NIP, niepełna nazwa firmy czy adres wpisany w złe pole to rzeczy, które do tej pory poprawiałeś na szybko, a teraz mogą skończyć się odrzuceniem dokumentu lub koniecznością wystawienia korekty.

Zacznij od formularza zamówienia. Czy pole NIP ma walidację? Czy odróżniasz dane do wysyłki od danych do faktury? Czy klient może łatwo wskazać, że kupuje na firmę? Prosty formularz, który zbiera dane od razu poprawnie, to najtańsza ochrona przed późniejszymi poprawkami.

Osobna sprawa to zwroty, anulowania i reklamacje. Gdy klient odstępuje od umowy zawartej na odległość lub towar okazuje się niezgodny z umową, może powstać potrzeba korekty. Taka korekta jest kolejnym dokumentem w KSeF i musi odwoływać się do właściwej faktury. Ustal więc, kto i w jakim terminie je wystawia oraz jak łączysz zwrot w sklepie z fakturą w księgowości.

Zadbaj także o spójność nazw produktów, jednostek i stawek VAT między katalogiem a systemem fakturowym. Jeśli w sklepie towar nazywa się inaczej niż w programie księgowym, a stawka jest przypisana ręcznie, to właśnie tam pojawią się pomyłki. Porządek w katalogu opisujemy też w poradnikach o parametrach oferty i pliku produktowym.

• Walidacja NIP w formularzu zamówienia.
• Wyraźne rozdzielenie danych do faktury i do wysyłki.
• Spójne nazwy, jednostki miary i stawki VAT w sklepie i programie fakturowym.
• Jasna procedura dla faktur korygujących po zwrocie lub reklamacji.

Przygotowanie systemów i integracji: lista kontrolna

Najczęstszy błąd to założenie, że KSeF dotyczy wyłącznie księgowej. Tymczasem dotyka sklepu, programu do fakturowania, systemu magazynowego, a czasem także integracji z marketplace i kurierami. Najlepiej potraktować to jak małe wdrożenie, z listą zadań, osobą odpowiedzialną i terminem.

Pierwszy krok to inwentaryzacja: spisz, skąd w Twojej firmie biorą się faktury. Drugi to rozmowa z dostawcami oprogramowania. Zapytaj, czy ich narzędzie obsługuje KSeF, od kiedy i w jakiej wersji, oraz czy to wymaga dopłaty lub aktualizacji. Dobrze, jeśli odpowiedź dostaniesz na piśmie.

Trzeci krok to dostęp i uprawnienia. System wymaga uwierzytelnienia, a osoby lub podmioty, które mają w Twoim imieniu wystawiać i odbierać faktury, muszą mieć nadane odpowiednie uprawnienia. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, ustal, kto je nadaje i jak odbierasz dostęp, gdy współpraca się kończy. Szczegóły techniczne znajdziesz na gov.pl i podatki.gov.pl, tam też są bezpłatne narzędzia udostępniane przez administrację do wystawiania i podglądu faktur.

Czwarty krok to testy. Zanim obowiązek zacznie dotyczyć Twojej firmy, wypróbuj proces na środowisku testowym, jeśli Twoje oprogramowanie lub administracja je udostępnia. Wystaw faktury dla kilku typowych sytuacji: zwykła sprzedaż, korekta, faktura z kilkoma stawkami VAT, zamówienie z rabatem. Dopiero po takim teście wiesz, czy proces działa, a nie tylko czy jest włączony.

• Spisz wszystkie miejsca, w których powstają lub są przyjmowane faktury.
• Zapytaj dostawców programu do fakturowania, sklepu i systemu magazynowego o gotowość na KSeF.
• Ustal osoby i uprawnienia do systemu, także po stronie biura rachunkowego.
• Przetestuj proces na typowych scenariuszach, także na korektach.
• Przeszkol osoby, które obsługują zamówienia i księgowość.
• Zapisz procedurę na wypadek awarii lub niedostępności systemu.

Marketplace, własny sklep i wiele kanałów sprzedaży

Jeśli sprzedajesz w kilku miejscach naraz, a wiele firm tak robi, najważniejsze staje się to, gdzie zbiegają się dane o zamówieniach. Zamówienia z własnego sklepu, z marketplace i z innych kanałów powinny trafiać do jednego systemu, z którego wystawiasz faktury. Rozproszone źródła to prosta droga do pominiętych faktur i pomyłek w księgowaniu. Szerzej o tym, dlaczego warto mieć jeden katalog i wiele kanałów, piszemy w osobnym poradniku o integracjach.

W praktyce wygląda to tak: zamówienie pojawia się w panelu lub sklepie, trafia do systemu zamówień, a stamtąd do programu fakturowego. Na platformie allee, jeśli korzystasz z allee Connect, ceny i stany są synchronizowane ze sklepem, a zamówienia widzisz w panelu sprzedawcy, więc masz jedno miejsce, z którego możesz je pobierać do dalszego przetwarzania. Sklep zostaje po Twojej stronie, allee czyta tylko katalog, więc proces wystawiania faktur nadal kontrolujesz Ty.

Sprawdź, jakie dane o kupującym dostajesz z każdego kanału i czy wystarczają do wystawienia faktury dla firmy. Gdy klient prosi o fakturę po zakupie, potrzebujesz prostego sposobu zebrania NIP i danych firmy. Najlepiej, by ten sposób był taki sam, niezależnie od tego, gdzie kupił.

Nie zapominaj o faktach, które nie zależą od kanału: odpowiedzialność za poprawność faktury spoczywa na sprzedawcy, a nie na narzędziu. Dlatego zasady wystawiania i korekt zapisz we własnej procedurze, a nie tylko polegaj na ustawieniach programu.

Harmonogram i gdzie go sprawdzać

Terminy wdrożenia KSeF były w przeszłości przedmiotem zmian i mogą się różnić w zależności od wielkości firmy oraz rodzaju dokumentu. Dlatego w tym artykule nie podajemy dat ani limitów. Aktualny harmonogram, wyjątki i okresy przejściowe sprawdź na gov.pl, podatki.gov.pl i biznes.gov.pl. To oficjalne źródła, których nie przebije żaden poradnik.

Dobrą praktyką jest ustawienie sobie cyklicznego przypomnienia, na przykład raz na kwartał, aby zajrzeć na te strony i zweryfikować, czy w przepisach lub komunikatach coś się nie zmieniło. Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, zapytaj, kto w nim śledzi zmiany i jak je Tobie przekazuje.

Przygotuj się także na sytuacje wyjątkowe. System przewiduje tryby na wypadek niedostępności, a szczegóły ich stosowania, w tym terminy na dosłanie faktur, znajdziesz w oficjalnych materiałach. Nie ucz się ich na pamięć. Zapisz tylko, gdzie ich szukać i kto w firmie podejmuje decyzję, że przechodzicie na tryb awaryjny.

Warto też pamiętać o sąsiednich obowiązkach, które nie znikają: ewidencji, kasie fiskalnej, informowaniu klientów czy raportowaniu przez platformy. O tym ostatnim piszemy w osobnym poradniku o DAC7.

Typowe błędy sprzedawców i plan na najbliższe tygodnie

Z perspektywy praktyka powtarzają się te same potknięcia. Pierwsze to odkładanie tematu do ostatniej chwili, gdy dostawcy oprogramowania są przeciążeni, a kolejka do wdrożeń najdłuższa. Drugie to założenie, że biuro rachunkowe zrobi wszystko samo, bez udziału sprzedawcy. Trzecie to zaniedbanie danych w sklepie: puste lub błędne NIP-y, niespójne stawki VAT, brak procedury korekt.

Czwarty błąd to brak rozdzielenia faktur dla firm i dla konsumentów. Te dwie grupy mogą podlegać różnym zasadom, więc obsługę trzeba zaprojektować osobno, a nie wrzucić do jednego worka. Piąty to brak planu na awarię: dzień, w którym system jest niedostępny, a Ty masz dwadzieścia zamówień firmowych do zafakturowania, to zły moment, żeby dopiero szukać instrukcji.

Plan na najbliższe tygodnie może wyglądać prosto. W pierwszym tygodniu zrób inwentaryzację i zapytaj dostawców o gotowość. W drugim ustal uprawnienia i osoby odpowiedzialne. W trzecim popraw formularz zamówienia i dane w katalogu. W czwartym przetestuj proces na kilku scenariuszach i spisz procedurę awaryjną. Potem wracaj do tematu, gdy pojawią się komunikaty na gov.pl.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady księgowego lub prawnika. Przepisy i harmonogram wdrożenia KSeF mogą się zmieniać, więc zanim podejmiesz decyzje dotyczące swojej firmy, sprawdź aktualne informacje na gov.pl, podatki.gov.pl i biznes.gov.pl albo skonsultuj się z osobą, która prowadzi Twoją księgowość.

• Tydzień 1: inwentaryzacja obiegu faktur i pytania do dostawców oprogramowania.
• Tydzień 2: uprawnienia, osoby odpowiedzialne, ustalenia z biurem rachunkowym.
• Tydzień 3: porządek w formularzu zamówienia, NIP-ach, stawkach VAT i nazwach produktów.
• Tydzień 4: testy, procedura korekt i plan na niedostępność systemu.