W skrócie
- GPSR to unijne rozporządzenie, które obejmuje produkty konsumenckie sprzedawane także przez internet, w tym przez marketplace.
- W ofercie powinny być dane producenta, dane osoby odpowiedzialnej w UE (gdy producent jest spoza Unii), identyfikacja produktu oraz ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie.
- Informacje dla kupującego muszą być zrozumiałe dla polskiego klienta, czyli po polsku.
- Jako sprzedawca odpowiadasz za to, co wystawiasz, więc dane od dostawcy sprawdzaj przed publikacją oferty, a nie po pierwszej skardze.
- Gdy dowiesz się o niebezpiecznym produkcie, wstrzymaj sprzedaż, powiadom producenta i właściwy organ oraz poinformuj klientów.
- Najprostszy sposób na porządek to jedna tabela danych bezpieczeństwa dla całego katalogu i stały proces obsługi zgłoszeń.
Czym jest GPSR i kogo dotyczy
GPSR to skrót od angielskiej nazwy General Product Safety Regulation, czyli unijnego rozporządzenia o ogólnym bezpieczeństwie produktów. Zastąpiło ono wcześniejsze przepisy o bezpieczeństwie produktów i weszło do stosowania w grudniu 2024 roku. Rozporządzenie działa bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich, więc nie czekasz na osobną ustawę, żeby mieć obowiązki.
Obejmuje produkty przeznaczone dla konsumentów albo takie, co do których można rozsądnie przewidzieć, że konsumenci będą ich używać. Dotyczy sprzedaży w sklepie stacjonarnym, ale też na odległość: przez własny sklep internetowy, marketplace czy media społecznościowe. Jeśli sprzedajesz zabawki, akcesoria kuchenne, elektronikę użytkową, meble, odzież czy drobny sprzęt domowy, ten temat jest Twój.
Rozporządzenie działa jak siatka bezpieczeństwa. Dla wielu grup towarów (zabawki, kosmetyki, urządzenia elektryczne) istnieją przepisy szczegółowe i one nadal obowiązują. GPSR uzupełnia je tam, gdzie przepisy sektorowe czegoś nie regulują, oraz porządkuje obowiązki informacyjne w sprzedaży online. W praktyce oznacza to, że nie wystarczy mieć certyfikat w szufladzie. Dane i ostrzeżenia mają być widoczne dla kupującego.
Kto za co odpowiada: producent, importer, dystrybutor, osoba odpowiedzialna
GPSR rozdziela obowiązki między uczestników łańcucha dostaw. Producent odpowiada za projekt i wykonanie produktu oraz za jego zgodność z wymaganiami. Importer wprowadza na rynek UE towary wyprodukowane poza Unią i ma własne obowiązki, między innymi sprawdzenie, czy producent wykonał wymagane czynności. Dystrybutor, czyli zwykle sprzedawca, który kupuje towar od hurtowni lub producenta i sprzedaje dalej, też nie jest bierny: powinien działać z należytą starannością i nie oferować towaru, co do którego ma uzasadnione podstawy sądzić, że jest niebezpieczny lub niezgodny z wymaganiami.
Osobą odpowiedzialną w UE jest podmiot, który dla produktów producenta spoza Unii pełni rolę kontaktową dla klientów i organów nadzoru. Może to być importer, upoważniony przedstawiciel producenta albo inny wskazany podmiot. Jeśli produkt pochodzi z kraju trzeciego i nikt taki nie jest wskazany, masz poważny sygnał ostrzegawczy.
Częsty błąd to założenie, że jako sprzedawca zawsze jesteś tylko dystrybutorem. Jeśli sprzedajesz pod własną marką, nadajesz produktowi własne oznaczenia albo istotnie go zmieniasz, możesz być traktowany jak producent. Jeśli sam sprowadzasz towar spoza Unii, zwykle jesteś importerem. Ta różnica zmienia zakres obowiązków, więc przed wystawieniem oferty ustal, w jakiej roli występujesz.
Co musi znaleźć się w ofercie online
Dla sprzedaży na odległość rozporządzenie określa minimum informacji, które mają być widoczne w ofercie. Chodzi o to, żeby klient i organ nadzoru wiedzieli, kto stoi za produktem i jak się z nim skontaktować. Zapisz te dane w opisie oferty albo w polach, które do tego udostępnia platforma. Nie chowaj ich w pliku do pobrania ani w stopce, której nikt nie czyta.
Dla porządku traktuj poniższą listę jako szablon do każdej karty produktu. Dokładną formę i zakres sprawdź w tekście rozporządzenia oraz u UOKiK, bo szczegóły mogą się różnić zależnie od rodzaju towaru.
- nazwa producenta, jego nazwa handlowa lub zarejestrowany znak towarowy,
- adres pocztowy producenta oraz adres elektroniczny, pod którym można się z nim skontaktować,
- dla producenta spoza UE: nazwa, adres pocztowy i adres e-mail osoby odpowiedzialnej w Unii,
- identyfikacja produktu: zdjęcie oraz typ, partia, numer seryjny lub inny element, który pozwala go rozpoznać,
- ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie, jeśli produkt ich wymaga, w języku zrozumiałym dla kupujących w Polsce.
Ostrzeżenia i instrukcje: jak je pokazać kupującemu
Ostrzeżenia to nie formalność dopisywana na końcu opisu. Jeśli produkt ma ograniczenia wieku, wymaga nadzoru dorosłego, nie wolno go używać w wilgotnych miejscach albo zawiera małe elementy, klient powinien o tym przeczytać, zanim kliknie przycisk zakupu. Instrukcje obsługi i informacje o bezpieczeństwie mają być sformułowane po polsku, prosto i konkretnie.
Dobra praktyka: wydziel w opisie osobny blok z krótkim tytułem, na przykład Bezpieczeństwo użytkowania, i napisz w nim trzy do pięciu zdań lub punktów. Zamiast ogólnego Używać zgodnie z przeznaczeniem napisz, że urządzenia nie wolno zanurzać w wodzie albo że produkt nie jest przeznaczony dla dzieci poniżej określonego wieku. Wiek, który podajesz, przepisz z instrukcji lub opakowania producenta, nie zgaduj.
Zadbaj też o spójność. Jeśli na opakowaniu jest ostrzeżenie, a w ofercie go brak, ryzykujesz zarzut wprowadzania w błąd i trudniejszą rozmowę z klientem po wypadku. Opis zbudowany z pomocą AI sprawdź szczególnie uważnie, bo generatory chętnie dopisują zapewnienia o bezpieczeństwie, których producent nigdy nie zadeklarował. Więcej o tym znajdziesz w osobnym poradniku o opisach tworzonych z pomocą AI.
Lista kontrolna przed wystawieniem produktu
Najtańszy moment na wyjaśnienie wątpliwości to etap zakupu towaru od dostawcy. Poproś hurtownię lub producenta o dane do oferty w jednym, uporządkowanym zestawie: kto jest producentem, kto osobą odpowiedzialną, jak oznaczyć partię, gdzie są instrukcje i ostrzeżenia po polsku. Jeśli dostawca nie potrafi odpowiedzieć, to informacja o ryzyku, a nie drobna niedogodność.
Zrób próbkę. Weź egzemplarz do ręki i porównaj go z kartą produktu: oznaczenia na opakowaniu, dane producenta, instrukcję, widoczne wady. Przy towarach, dla których wymagane jest oznakowanie CE, sprawdź, czy jest na produkcie i czy dostawca potrafi wskazać deklarację zgodności albo odpowiednie dokumenty. Sam znak CE nie jest dowodem bezpieczeństwa, ale jego brak tam, gdzie jest wymagany, to powód, by nie wystawiać oferty.
- Czy znam producenta i potrafię podać jego adres pocztowy oraz e-mail?
- Czy produkt pochodzi spoza UE i czy jest wskazana osoba odpowiedzialna w Unii?
- Czy na produkcie lub opakowaniu jest numer partii, seryjny albo inny identyfikator?
- Czy mam instrukcję i ostrzeżenia po polsku?
- Czy wymagane oznakowanie (np. CE) jest obecne i czy dostawca potwierdza dokumenty zgodności?
- Czy dane zapisałem w jednym miejscu, np. w tabeli katalogu, i powiązałem je z konkretnym SKU?
- Czy zdjęcia w ofercie pokazują ten sam produkt, który będę wysyłać?
Zgłaszanie incydentów i niebezpiecznych produktów
Rozporządzenie zakłada, że obowiązki nie kończą się na sprzedaży. Jeśli dowiesz się, że produkt, który oferujesz, jest niebezpieczny, albo masz ku temu uzasadnione podstawy, wstrzymaj jego sprzedaż. Następnie niezwłocznie poinformuj producenta lub importera oraz właściwy organ nadzoru rynku. W Polsce zwykle chodzi o Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz Inspekcję Handlową, a przy niektórych grupach towarów o inne organy. Aktualne dane kontaktowe i procedury sprawdź na stronach gov.pl i UOKiK.
Dla producentów i innych podmiotów unijny system przewiduje internetowy portal do zgłaszania wypadków i niebezpiecznych produktów (Safety Business Gateway), połączony z systemem szybkiego ostrzegania Safety Gate. Jeśli występujesz w roli producenta lub importera, z tego kanału będziesz korzystać. Jako dystrybutor kontaktuj się z producentem i organem, a przy wątpliwościach zapytaj UOKiK, jaką ścieżkę zgłoszenia wybrać w Twoim przypadku.
Zgłoszenie dotyczy nie tylko wycofań z rynku. Wypadek, w którym doszło do szkody na zdrowiu klienta, też wymaga reakcji. Zbieraj okoliczności: numer zamówienia, partię, zdjęcia, opis zdarzenia, dane kontaktowe klienta za jego zgodą. Nie komentuj publicznie przyczyn, dopóki ich nie znasz, i nie zachęcaj klienta do usunięcia opinii.
Jeśli producent ogłosi wycofanie lub ostrzeżenie dla klientów, pomóż je przeprowadzić: zidentyfikuj kupujących danej partii, napisz do nich wiadomość z jasną instrukcją (przestań używać, zwróć, skontaktuj się z producentem) i zachowaj dowody wysyłki wiadomości.
Prosty proces obsługi zgłoszeń bezpieczeństwa w firmie
Nie potrzebujesz działu compliance, żeby uporządkować tę sprawę. Wystarczy kilka stałych reguł, spisanych na jednej stronie i znanych każdemu, kto odpowiada na wiadomości od klientów. Wyznacz osobę, która odbiera zgłoszenia bezpieczeństwa, i jej zastępcę. Skrzynka ogólna z obsługą na zmiany nie wystarczy, jeśli nikt nie odpowiada za konkretną decyzję.
Poniższe kroki dopasuj do skali swojego sklepu. Przy kilkuset produktach dobrze działa arkusz z kolumnami: SKU, producent, osoba odpowiedzialna, partie, daty zgłoszeń i decyzje.
- Krok 1: oznacz wiadomości, w których klient pisze o urazie, przegrzaniu, zapachu spalenizny, pęknięciu lub zagrożeniu dla dziecka, jako zgłoszenie bezpieczeństwa i przekaż osobie odpowiedzialnej.
- Krok 2: zbierz dane: numer zamówienia, partię lub numer seryjny, zdjęcia, opis zdarzenia.
- Krok 3: wstrzymaj sprzedaż produktu lub partii do wyjaśnienia, także w pozostałych kanałach sprzedaży.
- Krok 4: skontaktuj się z producentem, importerem lub osobą odpowiedzialną i poproś o stanowisko na piśmie.
- Krok 5: jeśli ryzyko jest potwierdzone lub prawdopodobne, zgłoś sprawę właściwemu organowi i poinformuj klientów.
- Krok 6: zapisz decyzję, datę i wnioski, a w ofercie popraw dane lub ostrzeżenia, jeśli ich brakowało.
- Krok 7: raz na jakiś czas przejrzyj komunikaty o niebezpiecznych produktach, które dotyczą Twoich kategorii.
Typowe błędy sprzedawców internetowych
Najczęstszy błąd to kopiowanie opisu od dostawcy bez sprawdzenia, kto jest wskazany jako producent. Opis zawiera markę, a pod spodem nie ma adresu ani e-maila. Drugi błąd to wystawianie tego samego towaru z różnych źródeł bez ujednolicenia danych. W jednej ofercie producent jest podany, w drugiej nie, bo wariant przyszedł z innej hurtowni.
Trzecia pułapka to niedopasowane zdjęcia. Jeśli produkt w ofercie wygląda inaczej niż ten, który wysyłasz, identyfikacja oparta na zdjęciu przestaje mieć sens, a klient ma podstawy do reklamacji z tytułu niezgodności towaru z umową. Zasady reklamacji opisujemy w osobnym poradniku.
Czwarty błąd to ignorowanie drobnych sygnałów. Dwa maile klientów o nagrzewaniu się ładowarki w ciągu tygodnia to nie przypadek. Zareaguj od razu: wstrzymaj partię, zapytaj dostawcę, zachowaj korespondencję. Wreszcie piąty: brak dokumentów u dostawcy i przekonanie, że to jego problem. Jako sprzedawca pokazujesz ofertę klientowi i to Ciebie klient pyta o towar.
Wiele kanałów sprzedaży i jeden zestaw danych
Jeśli sprzedajesz równolegle w własnym sklepie i na marketplace, najłatwiej utrzymać zgodność, gdy dane bezpieczeństwa leżą w jednym miejscu: w systemie sklepu albo w pliku produktowym. Dane producenta, osoby odpowiedzialnej, partii i ostrzeżeń dopisz do karty produktu raz, a potem przesyłaj do wszystkich kanałów. W allee Connect katalog trafia do poczekalni, a braki pokazane przez platformę możesz uzupełniać grupami, więc przy okazji sprawdź, czy w opisach nie brakuje danych producenta i ostrzeżeń. Szczegóły przygotowania pliku opisujemy w osobnym poradniku o feedzie XML/CSV.
Jeśli Twój system na to pozwala, dodaj w kartach produktów osobne pola na dane producenta i osoby odpowiedzialnej. Wtedy wystarczy zmienić dane w jednym miejscu, gdy producent zmieni adres albo gdy zmieni się dostawca.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. Rozporządzenie ma wiele szczegółowych wymogów zależnych od rodzaju produktu, a interpretacje organów mogą się zmieniać. Aktualne przepisy, wytyczne i dane organów nadzoru sprawdzisz na gov.pl, biznes.gov.pl oraz w UOKiK. W razie wątpliwości co do swojej roli lub zakresu obowiązków skonsultuj się z prawnikiem.
Najczęstsze pytania
Czy GPSR dotyczy małych sprzedawców internetowych?
Tak. Rozporządzenie nie ma progu wielkości firmy, więc dotyczy także małych sklepów i sprzedawców na marketplace, jeśli oferują produkty konsumenckie. Zakres obowiązków zależy od Twojej roli: producent, importer albo dystrybutor.
Jakie dane producenta muszą być w ofercie online?
W ofercie powinny znaleźć się nazwa producenta (lub jego nazwa handlowa albo znak towarowy), adres pocztowy i adres e-mail. Gdy producent jest spoza UE, dodaj dane osoby odpowiedzialnej w Unii. Dodatkowo potrzebna jest identyfikacja produktu, np. zdjęcie oraz typ, partia lub numer seryjny.
Czy ostrzeżenia w ofercie muszą być po polsku?
Informacje o bezpieczeństwie i ostrzeżenia mają być zrozumiałe dla kupujących, a przy sprzedaży do klientów w Polsce oznacza to język polski. Przepisz je z instrukcji producenta i nie dopisuj własnych zapewnień o bezpieczeństwie.
Co zrobić, jeśli klient zgłosi, że produkt zagraża bezpieczeństwu?
Wstrzymaj sprzedaż danego produktu lub partii, zbierz dane zdarzenia i skontaktuj się z producentem lub importerem. Jeśli ryzyko jest realne, zgłoś sprawę właściwemu organowi, np. UOKiK lub Inspekcji Handlowej, i poinformuj pozostałych klientów.
Czy brak oznaczenia CE oznacza, że produkt jest niebezpieczny?
Nie zawsze, ale tam, gdzie oznakowanie CE jest wymagane, jego brak jest powodem, by nie wystawiać oferty. Poproś dostawcę o dokumenty zgodności i sprawdź, czy produkt faktycznie podlega przepisom wymagającym tego oznaczenia.
Gdzie sprawdzić aktualne wymagania GPSR?
Najpewniejszym źródłem jest tekst rozporządzenia oraz strony gov.pl, biznes.gov.pl i UOKiK. Tam znajdziesz wytyczne i dane organów nadzoru. Przy nietypowych produktach warto zapytać prawnika.