Kalendarz sprzedawcy: sezony, Black Week i święta — jak zaplanować rok

Dlaczego sprzedawca potrzebuje kalendarza

Większość sklepów ma w głowie mniej więcej wiadomo, kiedy będzie „gorący okres”. Kłopot w tym, że wiedza ogólna nie zamienia się w zamówienia u dostawców, w gotowe oferty i zapas kartonów. Kalendarz sprzedawcy to prosty dokument, najczęściej arkusz, w którym przy każdym ważnym terminie masz zapisane: co się sprzedaje, ile towaru potrzebujesz, do kiedy trzeba go zamówić i kto za co odpowiada.

Najczęstszy błąd wygląda tak: sprzedawca zauważa wzrost zainteresowania, kiedy ten już trwa. Wtedy dostawca ma braki, kurierzy mają mniej wolnych terminów, a konkurenci mają już gotowe, opisane oferty z dobrymi zdjęciami. Zamawiasz, ale towar przyjdzie po szczycie. Zostaje ci zapas na rynek, który zdążył się uspokoić.

Kalendarz zmienia kolejność działań. Zamiast pytać, co robić teraz, pytasz, co musi być gotowe za osiem tygodni. Dobrze działa zasada pracy od tyłu: bierzesz datę szczytu, odejmujesz czas dostawy od dostawcy, czas na wprowadzenie towaru do ofert i bufor na nieprzewidziane opóźnienia. Wychodzi ci data, do której podjąć decyzję o zamówieniu. Na ogół jest wcześniejsza, niż się wydaje.

Kluczowe okresy sprzedażowe w Polsce

Kalendarz zaczyna się od dat, które wracają co roku i nie zmieniają się z roku na rok. To one wyznaczają fale zainteresowania konkretnymi kategoriami. Nie każdy z tych terminów dotyczy Twojego asortymentu, więc zaznacz tylko te, które mają związek z tym, co sprzedajesz. Sprzedawca zabawek patrzy na inne miesiące niż sprzedawca narzędzi ogrodowych.

Są też okresy ruchome, na przykład Wielkanoc, której data zmienia się co roku, albo początek wiosny i pierwszych ciepłych dni, który zależy od pogody. Tu nie ma jednej daty w arkuszu, jest przedział, w którym trzeba być gotowym wcześniej, bo dokładnego dnia nikt nie przewidzi. Najlepsze źródło informacji o tym, co się dzieje w Twojej kategorii, to historia Twojej sprzedaży z poprzednich lat, jeśli ją masz, a jeśli nie, obserwacja ofert konkurencji i wyników wyszukiwania.

• Styczeń: Dzień Babci (21 stycznia) i Dziadka (22 stycznia), początek ferii, wyprzedaże po świętach, zakupy sportowe i noworoczne postanowienia.
• Luty i marzec: Walentynki (14 lutego), Dzień Kobiet (8 marca), pierwsze porządki wiosenne i przygotowania do sezonu ogrodowego.
• Wielkanoc (data ruchoma): dekoracje, prezenty, artykuły do domu i kuchni.
• Maj i czerwiec: Dzień Matki (26 maja), Dzień Dziecka (1 czerwca), Dzień Ojca (23 czerwca), komunie, wesela, początek sezonu wakacyjnego i ogrodowego.
• Lipiec i sierpień: urlopy, turystyka, sport, a pod koniec sierpnia powrót do szkoły i artykuły szkolne.
• Wrzesień i październik: szkoła, jesienna garderoba, Dzień Chłopaka (30 września), Dzień Nauczyciela (14 października), początek sezonu grzewczego i domowego.
• Listopad: Wszystkich Świętych (1 listopada), Black Friday, Black Week i Cyber Monday, początek zakupów prezentowych.
• Grudzień: Mikołajki (6 grudnia), zakupy świąteczne, ostatnie terminy wysyłki przed Bożym Narodzeniem, potem noworoczne wyprzedaże.

Black Week, Black Friday i Cyber Monday: jak się przygotować

Black Friday przypada w listopadzie, a wokół niego rozciąga się cały tydzień promocji, często nazywany Black Week, oraz Cyber Monday na początku następnego tygodnia. Dla wielu sklepów to najintensywniejszy czas w roku, bo kupujący świadomie czekają na obniżki i porównują oferty. Oznacza to, że ruch jest duży, ale też że klient jest wyczulony na cenę i dobrze wie, ile dany produkt kosztował tydzień temu.

Przygotowanie zaczyna się od decyzji, które produkty obniżasz i o ile. Nie musisz przeceniać całego katalogu. Lepiej wybrać kilkanaście, a przy większym asortymencie kilkadziesiąt pozycji, które naprawdę mają szansę przyciągnąć ruch, i zadbać, żeby miały zapas wystarczający na cały okres promocji. Pozycja, która wyprzedaje się pierwszego dnia, a przez kolejne wisi jako niedostępna, psuje wrażenie i marnuje wydane na nią starania.

Przed obniżką sprawdź zasady dyrektywy Omnibus: przy ogłaszaniu obniżki trzeba podać najniższą cenę z 30 dni przed jej wprowadzeniem. Oznacza to, że sztuczne podniesienie ceny tuż przed Black Friday, żeby potem „obniżyć” ją na tym samym poziomie, nie przejdzie. Szczegóły znajdziesz w osobnym poradniku o promocjach zgodnych z Omnibus. Dla planowania wynika z tego prosty wniosek: poziom cen promocyjnych ustal z wyprzedzeniem, a nie w ostatnim tygodniu.

Wygodną praktyką jest policzenie marży na cenie promocyjnej jeszcze przed szczytem. Załóżmy przykładowo, że rabat zmniejsza twoją marżę o połowę, a prowizja i koszt wysyłki zostają bez zmian. Wtedy pytanie brzmi, czy większa liczba zamówień to zrekompensuje. Jeśli nie, lepiej obniżyć mniej produktów albo mniej głęboko. Przy kalkulacji pomoże osobny poradnik o marży na marketplace.

• Wybierz produkty do promocji i sprawdź, ile masz ich na stanie.
• Ustal cenę promocyjną i policz marżę po odjęciu prowizji, kosztów wysyłki i opakowania.
• Sprawdź najniższą cenę z 30 dni przed obniżką dla każdego produktu.
• Przygotuj oferty z wyprzedzeniem, a promocję włącz w zaplanowanym terminie.
• Ustal, kto w zespole obserwuje zamówienia i stany magazynowe w trakcie szczytu.

Święta Bożego Narodzenia: terminy, których nie przesuniesz

Boże Narodzenie ma jedną cechę, która odróżnia je od innych okresów: ostateczny termin dostawy jest nieprzekraczalny. Prezent, który dotrze 27 grudnia, to dla kupującego towar spóźniony. Dlatego w kalendarzu sprzedawcy najważniejszą datą jest nie sam grudzień, lecz dzień, do którego możesz wysłać paczkę z gwarancją, że dojdzie na czas. Tę datę ustal razem z firmami kurierskimi i przewoźnikami, z którymi współpracujesz, bo to oni wiedzą, jak wygląda obciążenie sieci w danym roku.

Po ustaleniu terminu poinformuj o nim klientów w widocznym miejscu: na stronie sklepu, w opisach ofert albo w komunikatach. Kupujący, który wie, że zamówienie złożone do konkretnego dnia dotrze przed świętami, kupi spokojniej niż ten, który musi się domyślać. Jasna informacja ogranicza też liczbę wiadomości typu „czy zdążycie?”, które w grudniu potrafią zająć pół dnia pracy.

Pamiętaj o tym, że okres przedświąteczny to też zwiększona liczba zwrotów i wymian po świętach, szczególnie w odzieży, obuwiu i elektronice. Klient ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny, więc część zwrotów wróci w styczniu. Uwzględnij to w planie: zapas, który wraca, trzeba przyjąć, sprawdzić i ponownie wystawić, a to wymaga rąk do pracy w czasie, gdy wiele osób bierze urlop.

Planowanie zapasów: ile towaru zamówić na szczyt

Zapas na sezon opiera się na trzech danych: ile sprzedajesz w zwykłym tygodniu, o ile wzrasta sprzedaż w szczycie i jak długo trwa dostawa od dostawcy. Pierwszą liczbę masz w panelu sprzedaży. Drugą szacujesz z historii poprzednich lat albo, jeśli jej nie masz, ostrożnie, na podstawie podobnych produktów. Trzecią zna twój dostawca, ale sprawdź ją jeszcze raz przed sezonem, bo w okresach wzmożonego ruchu dostawy bywają dłuższe.

Spójrz na prosty przykład, z liczbami wyłącznie ilustracyjnymi. Załóżmy, że sprzedajesz średnio 20 sztuk produktu tygodniowo, a w szczycie przewidujesz trzykrotnie więcej, czyli 60 sztuk tygodniowo. Szczyt trwa trzy tygodnie, więc potrzebujesz około 180 sztuk na ten czas. Dostawa trwa sześć tygodni, więc zamówienie musisz złożyć co najmniej sześć tygodni przed początkiem szczytu, a rozsądnie z zapasem czasu. Do tego dolicz bufor na nieprzewidziane okoliczności, na przykład kilkanaście procent więcej, zależnie od tego, jak trudno doprowadzić do uzupełnienia zapasu.

Nadmiar towaru jest równie kosztowny jak niedobór, tylko mniej widoczny. Zamrożone pieniądze, miejsce na półkach i ryzyko, że produkt się zestarzeje albo wyjdzie z mody, to prawdziwe koszty. Dlatego przy produktach drogich, z dużym ryzykiem lub niepewnym popytem zamawiaj mniejszą partię pierwszego dnia, a resztę dosyłaj, jeśli dostawca na to pozwala. Przy wyborze asortymentu pomoże osobny poradnik o tym, jak ocenić popyt i logistykę.

Zapas to także dane w systemie. Jeśli sprzedajesz równolegle w sklepie i na marketplace, stany muszą być zsynchronizowane, inaczej w szczycie sprzedasz ten sam egzemplarz dwa razy. Integracja allee Connect synchronizuje ceny i stany ze sklepem, więc zamówienia z różnych kanałów nie rywalizują o to samo, czego już nie masz. Więcej o samym mechanizmie piszemy w osobnym poradniku o synchronizacji.

• Średnia sprzedaż tygodniowa z ostatnich miesięcy.
• Przewidywany mnożnik w szczycie (z historii albo ostrożne założenie).
• Długość szczytu w tygodniach.
• Czas dostawy od dostawcy plus bufor na opóźnienia.
• Data ostatniego możliwego zamówienia, wpisana do kalendarza z przypomnieniem.

Przygotowanie ofert z wyprzedzeniem

Oferta, którą klient widzi w szczycie, musi powstać dużo wcześniej. Zdjęcia, opisy, parametry i warianty to prace, których nie da się dobrze wykonać w tygodniu, gdy telefon dzwoni co kilka minut. Dobrze jest przyjąć zasadę, że na cztery do sześciu tygodni przed szczytem wszystkie produkty sezonowe mają kompletne karty. Jak je przygotować, opisujemy w osobnych poradnikach o opisach, tytułach, parametrach i zdjęciach.

Dobry kalendarz uwzględnia też to, że kupujący zaczynają szukać wcześniej, niż kupują. Ktoś, kto w październiku ogląda prezenty, dodaje je do ulubionych i porównuje ceny. Jeżeli oferta jest gotowa dopiero w grudniu, przegrywasz tę fazę z tymi, którzy wystawili ją wcześniej. Dotyczy to zwłaszcza produktów z długim procesem decyzyjnym, takich jak elektronika, sprzęt AGD czy meble.

Na platformie, która ma stronę sklepu i różne formy sprzedaży, możesz też zaplanować, czym handlujesz w jakim formacie. Kup Teraz sprawdza się przy popularnych towarach o stałej cenie, a licytacje bywają dobrym sposobem na pojedyncze egzemplarze, końcówki serii i towar, którego wartość trudno ocenić. Kiedy aukcja ma sens, wyjaśniamy w osobnym poradniku. Niższa prowizja na allee, nawet o połowę niższa niż na największych platformach w tej samej kategorii, daje przy tym wybór: wyższą marżę w szczycie albo niższą cenę, która pozwoli ci wygrać z konkurencją bez ryzyka straty.

Zostaw sobie jeszcze jedno zadanie na ostatni tydzień przed szczytem: kontrolę. Otwórz swoje najważniejsze oferty tak, jak zrobi to klient, i sprawdź ceny, dostępność, czas wysyłki, koszty dostawy i zdjęcia. Błąd w cenie lub zły czas realizacji, który zauważysz w piątek rano, kosztuje mniej niż ten, który wyjdzie po pierwszych stu zamówieniach.

Logistyka i obsługa klienta w szczycie

Szczyt sprzedaży to test całego łańcucha: magazynu, pakowania, kuriera i obsługi klienta. Najsłabsze ogniwo przesądza o wrażeniu, jakie zostawi cała transakcja. Zanim zaczną się zamówienia, policz, ile paczek jesteś w stanie spakować dziennie przy obecnym składzie. Jeśli przy normalnym ruchu pakujesz kilkanaście sztuk dziennie, a w szczycie spodziewasz się kilkudziesięciu, potrzebujesz dodatkowej osoby, innego układu stanowiska albo lepszej organizacji.

Kartony, taśma, wypełniacze i etykiety zamawiaj z zapasem, bo w sezonie ich dostępność bywa gorsza, a ceny wyższe. Przeprowadź też próbę: spakuj kilka przykładowych zamówień, zmierz czas i sprawdź, czy czegoś nie brakuje. Zasady dobrego pakowania i ograniczania uszkodzeń opisujemy w osobnym poradniku o wysyłce.

Klienci w szczycie piszą częściej i bardziej niecierpliwie. Pytają o termin dostawy, status zamówienia, możliwość zmiany adresu. Przygotuj gotowe odpowiedzi na najczęstsze pytania i ustal, kto odpowiada na wiadomości w jakich godzinach. Automatyczne statusy i powiadomienia, o których piszemy w osobnym poradniku, zdejmują z ciebie część tej pracy.

Czas wysyłki ma w szczycie szczególną wagę. Jeśli zwykle wysyłasz w 24 godziny, nie obiecuj mniej, niż realnie dasz radę dotrzymać. Lepiej wpisać dłuższy termin i dotrzymać go z zapasem, niż obiecać szybką wysyłkę i spóźniać się z każdą trzecią paczką. Spóźnienia przekładają się na gorsze oceny, a te zostają w profilu długo po tym, jak szczyt się skończy.

• Policz dzienną zdolność pakowania i porównaj z przewidywaną liczbą zamówień.
• Zamów materiały do pakowania z zapasem na cały sezon.
• Ustal z kurierami terminy odbioru i ostatnie dni wysyłki przed świętami.
• Przygotuj gotowe odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów.
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za obserwowanie zamówień i stanów magazynowych w trakcie szczytu.

Po sezonie: zwroty, nadwyżki i wnioski na kolejny rok

Kiedy szczyt mija, zostaje najmniej atrakcyjna część pracy: zwroty, wymiany, rozliczenia i nadwyżki towaru. To jednak czas, w którym kalendarz zyskuje najwięcej na wartości, bo właśnie teraz masz świeże dane. Sprawdź, które produkty sprzedały się szybciej, niż zakładałeś, a które zalegają. Zapisz, ile zamówiłeś, ile sprzedałeś i ile zostało. Za rok te liczby zastąpią przeczucia.

Z nadwyżkami nie czekaj zbyt długo. Towar sezonowy traci wartość z każdym tygodniem, a miejsce w magazynie kosztuje. Rozważ obniżkę, zestawy, wystawienie w formie licytacji albo odłożenie do przyszłego sezonu, jeśli produkt nie traci na jakości i nie wychodzi z mody. Przy każdej obniżce pamiętaj o zasadach Omnibus.

Przeanalizuj także zwroty. Jeśli określony produkt wraca często, przyczyna może leżeć w opisie, zdjęciach albo rozmiarówce, a nie w samym towarze. Poprawka kilku zdań w opisie bywa tańsza niż kolejna partia zwrotów. Jak czytać wyniki sprzedaży, wyjaśniamy w osobnym poradniku o konwersji, wartości koszyka i rotacji towaru.

Na koniec zaktualizuj arkusz kalendarza. Dopisz daty, których zabrakło, popraw szacunki mnożników, zmień terminy zamówień, jeśli dostawy trwały dłużej, niż zakładałeś. Taki dokument po dwóch, trzech sezonach staje się najcenniejszym narzędziem planowania, jakie masz, i jest o wiele dokładniejszy niż jakiekolwiek ogólne zalecenia.

Jak zbudować swój kalendarz w jednym popołudniu

Nie potrzebujesz specjalnego programu. Wystarczy arkusz z kilkoma kolumnami: data szczytu, kategoria produktów, przewidywany wzrost sprzedaży, termin zamówienia u dostawcy, termin przygotowania ofert, termin sprawdzenia logistyki i osoba odpowiedzialna. Zacznij od najbliższych trzech miesięcy, a resztę roku dopisuj w miarę zbierania danych.

Najważniejsze jest, żeby kalendarz żył. Raz w miesiącu poświęć kwadrans na przejrzenie najbliższych terminów, a raz na kwartał sprawdź, czy założenia nadal się zgadzają. Dobrze działa też krótka rozmowa z osobami, które pakują i odpowiadają klientom, bo to oni wiedzą, co w szczycie naprawdę zawodzi.

• Wypisz daty, które mają znaczenie dla twojego asortymentu.
• Przy każdej dacie wpisz kategorie produktów, których dotyczy.
• Odejmij od daty szczytu czas dostawy, przygotowania ofert i bufor.
• Ustal, kto za co odpowiada i do kiedy.
• Po sezonie zapisz wyniki i popraw założenia na kolejny rok.